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會場布置


發布時間:2014-11-27點擊:

 布置會議場地,應考慮會議的性質及與會人數的多少。

例如在提供信息的會議里,倘若人數眾多,則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里,假如人數不多,則最理想的安排是讓每一位與會者均環繞桌子而坐,這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議里,如人數不多,則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便于與會者與主席之間的溝通,而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數眾多,則最好是將與會者分成若干小組,每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。 

座位編排與會議成效的高低具有密切的關系。除了座位的安排之外,在布置場地時,你仍須注意以下幾項: 

(1)應先決定準不準在會場吸煙。倘若準于吸煙,則應準備煙灰缸。倘若不準吸煙,則不能讓煙灰缸在會場中出現。此外,你最好能在會場中張貼不準吸煙的標志或文字。當與會人數眾多時,你也可以按實際需要,將座位區分為吸煙區及非吸煙區。
(2)如與會者之間彼此并不熟悉,則應考慮是否事先準備姓名卡片。
(3)準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可借用的基本工具。但要特別注意的是:幻燈機、投射機與放映機所投謝出來的文字或圖形,應讓全部與會者都能看清楚,而且它們應準備就緒以便隨時啟用。
(4)除非是較長的會議(超過一個半小時的會議),否則盡量不要提供茶點,以防與會者分心。
(5)當議程甚短且無需作記錄時,可考慮采取站立的方式開會。
  

不論你對會議的規劃有多詳盡,不論你對會議的準備工作有多周全,倘若在開會前你對會場不作最后的審視,你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性:假如有任何事情可能出紕漏,則一定會出紕漏,而且就在最不應該出紕漏的時候出紕漏。基于此,在開會前的半個小時至一個小時,你最好是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好:
(1)座位是否按原定計劃編排?
(2)視聽器材是否準備妥當?如果用幻燈機或投影機,則其焦距是否已事先調整妥當?如用放映機,則其焦距、音量等是否已調妥?
   如用麥克風,其聲音效果是否事先已調好?幻燈機、投影機及放映機是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場的助手是否懂得對視聽器材作簡單的維修工作.
(3)會議有關的資料是否齊全?這包括準備會中派發的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等
(4)必要的時候,再致電與會者提醒他們開會時間及地點。特別是在會議通知已發出去很久的情況下,開會前的提醒功夫,頗能產生實效。 
   許多業務會議中途擱淺,因為物質上的不舒適影響思考和傾聽。如果會議室沒有外部干擾和噪音,空氣流通,溫度控制適當,思維就能最好地發揮作用。理想的會議室應該是座位不擁擠,視線好,聽得清楚,照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環境條件比你想象的難以找到。 
   桌椅和發言人講臺的實際布置不僅取決于開會的人數,而且取決于會議的目的 

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